ビジネス英語 ・ 単元 5 ・ アドバンス（CEFR B1〜B2）

メールの定型表現

メールの書き出し・用件・お願い・添付・おわび・結び

1メールの型

英語のビジネスメールは、宛名 → あいさつ・目的 → 用件（お願い・お知らせ）→ 結び → 署名の順で書くのが基本です。用件は最初のほうで、短くはっきり書きます。

部分表現
宛名Dear Ms. Smith, / Hi Tom,
あいさつ・目的I hope this email finds you well. / I'm writing to 〜
お願いCould you please 〜? / I would appreciate it if you could 〜
添付Please find the report attached. / I've attached 〜
結びPlease let me know if you have any questions. / Best regards,
英語のビジネスメールの型の図解。メール画面の中に、上から宛名、あいさつ・目的、用件、結び、署名の順に札が並び、それぞれに Dear Ms. Smith, や I'm writing to などの表現の例がそえてある。左の緑の矢印が上から下への順番を表す
図1　ビジネスメールは宛名から署名まで決まった順に書く

2書き出しと目的

宛名は、あまり親しくない相手には Dear ＋ Mr. / Ms. ＋ 名字 を使います。親しい相手や社内では Hi ＋ 名前 もよく使われます。

I hope this email finds you well.

お元気でお過ごしのことと思います。

I'm writing to confirm our meeting on Friday.

金曜日の会議の確認でご連絡しました。

I'm writing to ask about your new service.

御社の新しいサービスについてお聞きしたく、ご連絡しました。

Thank you for your email yesterday.

昨日はメールをありがとうございました。

3お願いする

ていねいさ表現
ふつうCan you 〜?
ていねいCould you please 〜?
よりていねいWould it be possible to 〜?
とてもていねいI would appreciate it if you could 〜.
お願いの表現のていねいさを階段で表した図解。いちばん下の段が Can you、その上が Could you please、さらに上が Would it be possible to、いちばん上の段が I would appreciate it if you could で、上の段ほどていねいになる。上の段には人が立っている
図2　上の段ほど、ていねいなお願いになる

Could you please send me the file by Monday?

月曜日までにファイルを送っていただけますか。

Would it be possible to move the meeting to Thursday?

会議を木曜日に変更することは可能でしょうか。

I would appreciate it if you could check the attached document.

添付の資料をご確認いただけるとありがたいです。

4添付・お知らせ

Please find the report attached.

報告書を添付しましたので、ご確認ください。

I've attached the latest version of the price list.

価格表の最新版を添付しました。

Just a quick reminder that the deadline is this Friday.

締め切りは今週金曜日ですので、念のためお知らせします。

Please note that our office will be closed next Monday.

来週月曜日は事務所が休みになりますので、ご注意ください。

添付の表現の図解。左に報告書の紙があり、緑の矢印でクリップのついたメールの封筒に入る。下に Please find the report attached. と書いてあり、報告書を添付したのでご確認ください、という意味を表す
図3　添付したものは Please find 〜 attached. で知らせる

5お礼とおわび

Thank you for your quick reply.

早速のご返信ありがとうございます。

I apologize for the delay in getting back to you.

ご返信が遅くなり申し訳ありません。

We are sorry for any inconvenience this may cause.

ご不便をおかけすることになり、申し訳ありません。

The company sent an email to customers to apologize for the system error.

その会社は、システムの不具合をおわびするメールを顧客に送った。

6結びの言い方

Please let me know if you have any questions.

ご質問があればお知らせください。

I look forward to hearing from you.

ご連絡をお待ちしております。

Thank you in advance for your help.

ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

7よくある間違い

×（まちがい）○（正しい）ポイント
I look forward to hear from you.I look forward to hearing from you.look forward to の to のあとは ing 形
Dear Mr. Taro,（名前で）Dear Mr. Tanaka,（名字で）Mr. / Ms. のあとは名字
Sorry for late reply.Sorry for the late reply.reply の前に the（または my）が必要
I will inform you the schedule.I will inform you of the schedule.inform 人 of 〜 の形で使う
I want you to send the file.Could you please send the file?want you to はお願いとしては直接的すぎる
look forward to のあとの形の図解。上の段は I look forward to の to から矢印がのびて hearing の札につながり、緑の丸がついている。下の段は to のあとに hear を置いた形で、赤い×がついている。to のあとは ing 形にすることを表す
図4　look forward to のあとは ing 形

8確認問題

  1. ( ) に入る語を書きなさい。I look forward to ( ) from you.

    答えを見る

    hearing

  2. ( ) に入る語を書きなさい。金曜日の会議の確認でご連絡しました。I'm ( ) to confirm our meeting on Friday.

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    writing

  3. 誤りを直しなさい。Sorry for late reply.

    答えを見る

    Sorry for the late reply.

    Sorry for my late reply. でもよい。

  4. より ていねいなお願いはどちらですか。(a) Can you send the file? (b) Would it be possible to send the file?

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    (b)

  5. 英訳しなさい。「ご質問があればお知らせください。」

    答えを見る

    Please let me know if you have any questions.

9ニュースで出てきたメールの定型表現

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